De manière générale
Structurer vos dossiers et nommer vos fichiers de manière cohérente est une des clés pour une gestion efficace de vos données numériques. Cela vous aidera vous et les membres de votre équipe à trouver et ranger facilement vos documents.
En vous forçant à utiliser ces quelques règles élémentaires, vous verrez que très rapidement vous aurez du mal à vous en passer.
Structurer ses répertoires (dossiers) de travail
L’arborescence des dossiers (l’organisation des dossiers) vous permet de structurer votre espace de travail. Vous veillerez à ce que votre structure de dossiers soit à la fois :
- Intuitive : veillez à la rendre simple afin que vous et/ou votre équipe sachiez où trouver ou ajouter des documents.
- Rationnelle : même si chaque projet est unique, un certains nombres de dossiers de base restent invariants et peuvent être inclus au départ (photos, références, livrables…).
- Évolutive : votre structure de dossiers n’a pas besoin d’être parfaite et elle n’est en aucun cas figé, n’hésitez pas à la faire évoluer en fonction de vos besoins.
- Raisonné : limitez le nombre de niveaux de sous-dossiers sous peine de de ne plus s’y retrouver et de perdre trop de temps à y accéder.
- Logique : choisissez un nom de dossier représentatifs des éléments qu’il contiendra.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de structure de dossier pour un projet d’architecture que vous pouvez télécharger et adapter à vos besoins.
Astuce !
Afin d’avoir toujours le même ordre de tri à l’affichage de votre arborescence de travail, il faudra les numéroter de 0 à 9… dans le cas contraire, ils seront par défaut affichés par ordre alphabétique.
Si vous avez un grand nombre de dossiers à classer, ne commencez pas par 1… Car si vous dépassez les 10 dossiers, le dossier « 12 » sera classé avant le dossier « 2 « , car c’est le premier caractère qui sert à trier (tri alphanumérique : 0, 1, 2… 9, A, B, C… Z).
Vous pouvez formater vos noms en ajoutant un ou plusieurs « 0 » (zéro) devant le premier nombre « 00 » puis « 01 « , etc. Vous serez ainsi tranquille jusqu’à 99 dossiers différents.
Utiliser la date dans vos noms de fichiers
Utilisez les dates dans vos noms de fichiers pour un classement efficace. Nous vous conseillons d’utiliser le formatage anglais : YYYYMMDD (norme ISO 8601).
Par exemple la date du 19 juin 2020, sera formaté en 20200619.
De cette manière, vous limiterez le risque de perte ou de corruption d’un fichier puisque vous aurez une version par jour.
Privilégier des noms de fichier parlants
Le nom d’un fichier est l’une des seules indications sur son contenu, il faut donc veiller à être le plus descriptif possible tout en restant sur des noms courts.
Utilisez les règles typographiques suivantes :
- les 26 lettres françaises non accentuées, majuscules et minuscules [a-z] [A-Z]
- les 10 chiffres [0-9]
- « _ » dit souligné ou underscore en anglais, utiliser ce caractère pour remplacer une espace
- « – » dit tiret ou tiret du 6, utiliser ce caractère pour remplacer la préposition de (explicite ou implicite) dans une expression
- limiter le nommage à 30 caractères
Proscrire tous les éléments suivants :
- ne pas utiliser les signes diacritiques : pas d’accent ni de tréma [é, è, ê, à, ä, ù], pas de cédille [ç]
- ne pas utiliser les caractères spéciaux et les espaces vides (sauf underscore _ et le tiret -) [, ; . : ! ? ’ / : * » ‹ › % ( ) @ & etc…]
- ne pas utiliser de mots vides : le, la, les, un, une, des, et, ou…
- ne pas utiliser de dénominations vagues comme : divers, autres, à classer, final…
Vous vous retrouvez donc avec des fichiers nommés de la façon suivante : YYYYMMDD_Nom_fichier.extension
Versionner ses fichiers
Dans le cas d’importantes modifications sur un fichier au cours d’une même journée, il peut être utile de versionner. Dans ce cas la nous vous recommandons d’utiliser un indice de version à la fin du nom de fichier juste avant l’extension.
YYYYMMDD_Nom_fichier_v01.extension
YYYYMMDD_Nom_fichier_v02.extension
Travailler en équipe
Dans le cadre d’un travail à plusieurs, une manière simple de connaitre l’auteur d’un changement est d’utiliser toutes les règles précédemment énoncées tout en ajoutant les initiales ou le trigramme de l’auteur entre la date en le nom du fichier.
YYYYMMDD_SG_Nom_fichier_v01.extension
YYYYMMDD_AR_Nom_fichier_v02.extension